Bentuk-bentuk Kegiatan Media Relations - Dunia Public Relations

BENTUK-BENTUK KEGIATAN MEDIA RELATIONS

Media Relations - Dalam keseharianya seorang Praktisi Public relations memang dituntut untuk bisa menjaga hubungan baik dengan publiknya, begitu pula hubungan dengan publik eksternalnya dalam hal ini adalah media atau perss. Mengingat pentingnya berhubungan dengan media, pada kesempatan kali ini Alfan.id akan membahas mengenai bentuk-bentuk kegiatan media relations, untuk selengkapnya silahkan teman-teman simak.

BETUK KEGIATAN MEDIA RELATIONS

Bentuk Hubungan Media & Perss

Menurut Frank Jefkins (1992) bentuk kegiatan hubungan media dapat dilakukan melalui:

1. KONTAK PRIBADI (personal contact)
   Pelaksanaan hubungan media tergantung pada apa & bagaimana kontak pribadi dengan kedua belah pihak dalam menjalin hubungan informal.
2. PELAYANAN INFORMASI/BERITA (News Service)
   Pemberian informasi, publikasi & berita baik tertulis maupun cetak (press release, news letter,photo press), maupun terekam (video release, cassets recorder, slide film).
3. ANTISIPASI KEMUNGKINAN DARURAT (Contingency Plan)
   Antisipasi permintaan mendadak dari pihak pers untuk wawancara, konfirmasi dsb. Sehingga PRO harus siap melayaninya. Dalam konteks PR keterampilan utama yang diperlukan jelas terkait dengan dua aspek utama program/ kegiatan PR yakni komunikasi dan relasi, Program/kegiatan

PR akhirnya dibagi menjadi dua yaitu; program komunikasi dan program relasi lalu program tersebut di turunkan kembali menjadi bentuk kegiatan PR,
Baca : Contoh Proposal Perencanaan Media Relations

Bentuk Kegiatan dengan Media

Dalam praktek hubungan dengan pers atau media dikenal beberapa bentuk kegiatan yang melibatkan insan pers antara lain:

• Bentuk kegiatan formal, seperti: Resepsi pers dan press gathering, Kunjungan pers, Peliputan acara, Siaran pers (press realease), Konferensi pers
• Bentuk kegiatan informal, seperti: Keterangan pers, Wawancara pers

Resepsi pers dan press gathering = Merupakan acara kumpul-kumpul kalangan pers. Sifatnya terencana, terorganisir dan menyenangkan. Bentuk kegiatannya biasanya para jurnalis diundang untuk meliput suatu acara, mendengarkan keterangan – keterangan resmi ataupun sekedar bercakap-cakap, yang di selingi dengan jamuan. Di sini penyelengara membuat acara berupa presentasi tentang keterangan resmi yang acapkali disertai disertai dengan suatu demonstrasi.

Resepsi pers dan press gathering

Hal khusus yang penting dalam Resepsi Pers:

1.  Siapkan acara dengan matang
2. Tentukan waktu dan tempat dengan matang
3. Tentukan media yang akan diundang
4. Siapkan pimpinan yang akan hadir, semakin tinggi jabatannya, wartawan merasa makin dihargai
5. Meski bersifat resepsi, namun tidak menutup kemungkinan ada wartawan yang akan bertanya sesuatu
6. Siapkan pula acara hiburan yang bisa membuat wartawan terhibur di sela-sela jam kerja.

KUNJUNGAN PERSS (PERSS TOUR)

Merupakan acara dimana para wartawan diundang guna mengunjungi sebuah sebuah pabrik, menghadiri acara pembukaan kantor baru dan disusul dengan peninjauan bersama ataupun demonstrasi produk baru, penyelengara biasanya harus menyediakan transportasi, jamuan, selingan acara ramah tamah bahkan sampai akomodasi menginap 1 malam bila diluar kota atau luar negeri

Hal khusus yang penting dalam kunjungan pers:

1. Tentukan media yang akan diajak
2. Apakah ada pembatasan jumlah wartawan yang akan diajak
3. Tentukan waktu pemberangkatan yang tepat
4. Sediakan pemandu yang mengerti seluk beluk objek yang dikunjungi.
5. Berikan kebebasan kepada wartawan untuk berbincang dengan petugas di lapangan sejauh tidak ‘membahayakan’ pihak pengundan.
6. Sediakan akomodasi yang memadai sehingga wartawan tidak menderita
7. Berikan bahan-bahan tertulis untuk melengkapi laporan
8. Berikan kesempatan wartawan untuk mencoba produk dari lokasi yang dikunjungi
9. Jika memungkinkan, bekali wartawan dengan uang saku sesuai hari yang digunakan dalam kegiatan itu.

PELIPUTAN ACARA KEGIATAN

Hal khusus yang penting dalam peliputan kegiatan:

• Meskipun sudah mengundang wartawan, jangan menolak wartawan dari media yang tidak diundang.
• Jika kegiatan yang diselenggarakan lebih dari satu hari, atau kegiatan yang melibatkan massa banyak, berikan ID card yang dibuat panitia, untuk membedakan antar peserta, penonton atau pengunjung lainnya.
• ID card bisa dengan nama dan media, bisa juga hanya dengan kata ‘PRESS’ atau ‘WARTAWAN’ saja. 
• ID card bisa dipersiapkan beberapa hari sebelumnya, atau dibuat bertepatan dengan kedatangan wartawan pada hari H kegiatan.
• Tanyakan kartu identitas wartawan yang datang, untuk menghindari WTS (Wartawan Tanpa Surat Kabar) ID card bisa dipersiapkan beberapa hari sebelumnya, atau dibuat bertepatan dengan kedatangan wartawan pada hari H kegiatan.
• Tanyakan kartu identitas wartawan yang datang, untuk menghindari WTS (Wartawan Tanpa Surat Kabar).
• Berikan bahan-bahan informasi tertulis, seperti pidato, makalah, dsb.
• Perlakukan dengan sama antara wartawan dari media satu dengan media lainnya
• Jangan mempersulit wartawan
• Jika kita sudah mengundang wartawan, jangan menomor duakan wartawan. Jatahkan sejumlah bahan tertulis untuk dibagikan kepada wartawan
• Berikan kemudahan yang menunjang lancarnya pekerjaan wartawan, mulai dari konsumsi hingga barang yang berhubungan dengan kewartawanan
• Bantulah wartawan yang ingin berwawancara dengan nara sumber yang kebetulan hadir membuka acara.

WAWANCARA PERSS

Bentuk wawancara pers terdiri dari 2 jenis:

• Wawancara yang dipersiapkan Banyak media yang mempersiapkan liputan yang berkaitan dengan hari-hari penting yang disebut ‘Laporan Utama’ atau ‘Liputan Khusus’. Teknik yang digunakan adalah dengan penggalian data untuk penyusunan liputan khusus tadi, selain itu juga melakukan wawancara dengan sejumlah nara sumber yang layak diwawancara.
• Wawancara spontan - Maksudnya adalah wawancara mendadak ketika secara tiba-tiba bertemu wartawan. Wartawan biasanya kurang puas terhadap isi pidato sehingga ingin mengembangkan menjadi pertanyaan yang lebih jauh tentang isi pidato tersebut.

Hal khusus yang penting dalam wawancara pers:

1. Semakin tinggi kredibilitas seseorang, maka semakin besar kemungkinan dia untuk selalu diwawancra media massa
2. Tinggi jabatan belum tentu menumbuhkan minat wartawan untuk mewawancarainya
3. Jika suatu media merasa puas denganopini seseorang saat diwawancarai pers,kemungkinan besar dia akan dihubungi kembali oleh pihak media.
4. Semakin mudah gagasan seseorang dicerna wartawan akan semakin banyak pertanyaan berikutnya yang dimunculkan
5. Ciptakan suasana tenang dan santai saat diwawancarai
6. Wawancara selamanya tidak berlangsung tatap muka, kerapkali juga dilakukan lewat telepon.
7. Jika tidak menguasai masalah yang diajukan bukan menjadi wewenang kita, sebaiknya tolak.
8. Hasil wawancara kaena berbagai faktor adakalanya dengan terpaksa tidak diturunkan menjadi berita.

WAWANCARA SIARAN PERSS (PRESS RELEASE)

Kisah atau naskah berita yang dikirimkan ke media massa oleh para praktisi PR. Subtansi dan gaya penulisan harus mirip dengan berita pada umumnya, yakni netral, faktual, tanpa berbau iklan. Subjek atau pokok permasalahan yang diulas harus dinyatakan pada kalimat – kalimat pertama. Paragraf pembuka harus merangkum keseluruhan berita.

Dalam siaran pers dikelompokan menjadi 2 kategori, yaitu:

• Laporan peristiwa/kegiatan, yang menyampaikan kegiatan atau peristiwa yang terjadi pada organisasi yang perlu di ketahui, seperti:

1. Peristiwa/kegiatan terencana
2. Peristiwa yang tak terduga
3. Siaran pers (press release)

Kisah atau naskah berita yang dikirimkan ke media massa oleh para praktisi PR. Subtansi dan gaya penulisan harus mirip dengan berita pada umumnya, yakni netral, faktual, tanpa berbau iklan. Subjek atau pokok permasalahan yang diulas harus dinyatakan pada kalimat – kalimat pertama.

• Pengumuman, yang pada dasarnya memberikan penjelasan tentang apa yang akan dilakukan dan dilakukan organisasi yang perlu diketahui publik, seperti:

1. Informasi untuk media
2. Associate baru
3. Kenaikan gaji
4. Kantor baru
5. Mitra baru
6. Kemenangan pengadilan
7. Jadi pembicara 

 Baca artikel lainya :

• Resume seminar media relations
• Contoh proposal launching produk
• Mengenal dan mentahui jenis-jenis media massa

 " Bentuk-bentuk Kegiatan Media Relations - Dunia Public Relations "