Media Handling (Penanganan) - Media Relations

MEDIA HANDLING [PENANGANAN]
MEDIA RELATIONS

Handling Media - Seperti yang kita tahu dalam keseharianya PRO tidak mungkin bergerak sendiri dalam menyampaikan kebijakan-kebijakan perusahaan, melainkan membutuhkan campur tangan media sebagai pihak pembantu menyampaikan pesan, nah untuk itu pula Praktisi PR dituntut untuk mampu menjalin hubungan baik dengan media yang dalam istilah disebut Media Relations.

Berbicara mengenai masalah berhubungan dengan media, kali ini Alfan.id akan membahas mengenai Handling Media sebagai bentuk dari upaya membina hubungan baik dengan pihak media.

Baca : Bentuk-bentuk kegiatan media relations

MEDIA HANDLING

handling media

Peran Media Massa Bagi Public Relations

Salah satu fungsi praktisi PR adalah menyampaikan informasi yang berkaitan dengan kebijakan, rencana program dan aktivitas organisasi yang terkait dengan kepentingan umum. Untuk mencapai publik yang luas dan berada di banyak tempat, maka kerjasama dengan media massa menjadi sangat penting.

Media massa yang proaktif akan mendatangi seorang PR, karena mereka membutuhkan seorang yang berpenampilan menarik untuk berbicara tentang masalah-masalah dibidang keahlian dan sebagai narasumber yang mewakili organisasi anda.

Untuk itu kita sebagai seorang PR harus memahami bagaimana cara menghadapi media baik dalam situasi formal dan informal

Cara Mengelola Wawancara Dengan Media

1. Memahami tuntutan masing-masing media: pers, radio, dan televisi.

• Tuntutan media televisi adalah aksi, gerakan, gambar dan suara. Karena itu penampilan nara sumber secara keseluruhan menjadi hal penting seperti wajah dan ekspresinya, gerak tubuh, pakaian, gaya rambut, suara, dan isi pernyataan (konsep yang jelas, jernih, tanggap pada permasalahan)
• Tuntutan media radio adalah isi pernyataan yang ditujukan untuk audiens personal, hangat, kuat dengan suara yang memiliki karakter.
   
• Tuntutan media cetak adalah pernyataan yang lebih ringkas namun rinci dan menarik bagi kepentingan pembacanya.

2. Memahami gaya pewawancara:

• Gaya Pendorong: meminta narasumber untuk menceritakan sesuatu/latar belakang masalah.
• Gaya Pembuka: menjelaskan terlebih dahulu masalah menariknya, lalu bertanya.
• Gaya Fasilitator: memberikan kesempatan narasumber untuk menjelaskan serta mengendalikan pembicaraannya sendiri.
• Gaya Penyergap: pewawancara bertanya dengan pertanyaan menjebak dan menggiring untuk menyampaikan pernyataan yang diinginkan wartawan.

MENJADI NARASUMBER YANG DIPERCAYA MEDIA MASSA

Menjadi narasumber yang dipercaya media massa merupakan tugas yang berat bagi PR. Karenanya, beberapa hal yang harus dimiliki PR agar menjadi narasumber yang dipercaya antara lain:

1. Kemampuan memahami pengelolaan wawancara
2. Penguasaan materi
3. Mampu menguasai secara teknis menghadapi media
4. Menguasai masalah sehingga bisa menjadi narasumber yang dapat menjelaskan dengan baik.

Hal Yang Mendasar Dalam Wawancara Dengan Media

1. Membuka akses langsung dengan media
2. Memberikan penjelasan yang singkat-hanya sekitar 10-30 detik untuk media radio dan televisi serta paragraf yang pendek untuk media cetak.
3. Membuat tetap sederhana
4. Untuk media radio dan televisi sebaiknya tidak memanggil nama pewawancara.
5. Kejujuran, ketulusan, antusias, empaty dan simpati
6. Jelaskan hal yang jujur yang memang anda ketahui

Persiapan Sebelum Wawancara

Sebagai seorang yang akan diwawancarai, sebaiknya sudah mengetahui hal – hal yang ada dibawah ini, sebelum wawancara dimulai:

• Program apakah ini?
• Mengapa mereka terpilih sebagai orang yang diwawancarai?
• Apa sumber informasi mereka? Jika berasal dari guntingan surat kabar, bacalah sebelum melakukan wawancara
• Apa saja yang sudah mereka ketahui?
• Dalam konteks apa wawancara ini dilakukan?
• Berapa lama wawancara akan dilaksanakan
• Apakah mereka akan menggunakan film atau peralatan lainnya?

Persiapan Sebelum Wawancara 

• Who is/are the interviewer/s?
• Strength and weakness from the media/reporter?
• Objectives? ---- hidden agenda dari wartawan
• What information do they have & don’t have?
• Medium of the media?
• TV – talk show, bulletin, magazine
• Cetak – straight news / depth news
• Target audience (who is the audience?)
• Audience (why do they watch?)
• Hidden Agenda (dari pihak PR)
• Target audience anda
• Where will the audiences watch/read?
• Where will the interview conduct?

CARA MEMBANGUN JARINGAN DENGAN WARTAWAN DAN INSAN PERS

Untuk membangun jaringan yang baik dengan wartawan dan insan pers:

1. Dekati wartawan lewat paguyuban atau kelompok kerja (Pokja) masing – masing
2. Bentuk kelompok wartawan yang bertemu secara periodik meskipun tanpa ada masalah khusus yang dibicarakan
3. Menjaga hubungan dengan wartawan dengan “say hallo” meskipun tidak ada acara yang akan dilaksanakan
4. Mengundang makan bersama pada hari – hari khusus

Aturan-aturan Dalam Media Relations

Beberapa aturan main yang digunakan dalam media relations, yaitu:
A. Penggunaan istilah Off the record (tidak untuk dipublikasikan)
Istilah ini merupakan pernyataan dari narasumber yang tidak diperkenankan untuk dipublikasikan media masaa, prinsipnya semua komentar atau statement yang dikeluarkan oleh narasumber berhak dipublikasikan oleh wartawan. 

Aturan main ini biasanya dihormati oleh wartawan bahwa fakta tersebut bukan bagian dari publisitas, tapi sisi lain fakta yang berembelkan off the record itu memiliki nilai berita tinggi. Karena itu hal yang terbaik perlu dilakukan adalah:

• Pastikan anda membutuhkan off the record dan benar-benar terjamin bahwa wartawan akan memegang janjinya
• Lakukan pada wartwan yang betul-betul anda kenal dan percayai
• Apabila wartawan bersedia menerima informasi off the record, maka berikan batasan mana OTR dan mana yang boleh dipublikasikan
• Untuk menjalin kepercayaan terhadap wartawan telah bersedia untuk tidak menyiarkan OTR, makan bila fakta OTR itu ingin dipublikasikan, maka wartawan tersebutlah yang pertama dihubungi

B. Non-attributable (tidak dianggap berasal dari)
Merupakan informasi atau fakta yang ingin dipublikasikan, namun tidak ingin nama anda disebut sebagai narasumber, lalu media menulis dari sumber yang dipercaya, hal ini menyebabkan kredibelitas wartawan akan menurun karena faktanya dapat dinilai subjektif. Apabila kita terpaksa mengunakan istilah ini, maka yang harus kita lakukan adalah:

• Pastikan wartawan memegang janjinya
• Gunakan ikatan moral dengan wartawan
• Memberikan batasan jelas kapan informasi yang bersifat Non-attributable kapan tidak

C. Eksklusif
Berarti informasi yang hanya diberikan untuk satu jaringan atau publikasi media saja. Bila inisiatif awalnya datang dari organisasi dan pihak PR yang hanya memberikan publikasi ke satu media saja, hal ini dapat menjadi bumerang bila suatu saat membutuhkan media lain , bila ingin melakukan berita eksklusif sebaiknya dilakukan apabila:

• Wartawan/media yang mempunyai prakarsa untuk mengembangkan isu
• Informasi yang disampaikan bersifat sangat khusus, teknis dan memiliki spesialisasi tersendiri yang diberikan media yang secara khusus mempublikasikan bidang tersebut

D. Embargo
Aturan mengenai kapan informasi tersebut dapat dipublikasikan dengan penentuan hari, jam dan peristiwa tertentu,

E. Meminta pertanyaan wawancara
Narasumber tidak memiliki wewenang untuk meminta daftar pertanyaan, biasanya wartawan akan memberikan pertanyaan yang lebih bersifat spontan, wartawan biasanya akan memberikan tema wawancara sehingga praktisi PR dapat mempersiapkan data apa saja yang dibutuhkan

F. Membaca kembali salinan
Salinan dalam bentuk transkip wawancara atau naskah berita yang belum dipublikasikan, bila narasumber meminta salinan kepada wartawan akan terkesan narasumber tidak percaya kepada wartawan.

G. Hak cipta
Merupakan hak yang diberikan seseorang yang telah menghasilkan karya kreatif asli, praktisi humas dapat mendaftarkan hak cipta yang terkait dengan karya kreatif mengenai organisasi, seperti; pamflet, brosur, tulisan dan sebagainya

H. Fitnah
Hal ini bisa saja terjadi saat ada kesalahan pemberitaan, untuk itu perlu dilakuakn langkah pencegahan dengan memiliki rekaman wawancara dengan wartawan dan bila terjadi kesalahan yang harus dilakukan adalah:

• Mencari kepastian adanya kesalahan pemberitaan
• Mencari jaminan apakah akan ada perbaikan dengan menghubungi wartawan yang membuat berita, bila tidak mau meralat PR menulis surat ke editor dan menjelaskan duduk perkaranya, bila tak digubris bisa membuat di surat pembaca, dan cara terakhir menghubungi dewan pers dan meminta kepastian hukum

Hukum dan Etike Pers Dalam Media Relations 

Ada 5 kendali yang sangat relevan bagi praktisi PR dalam hal etika dan hukum pers:

1. Aspek Moral Individu
2. Kode etik profesi
3. Prinsip dan hukum ekonomi bisnis
4. Norma dan tata nilai dalam masyarakat
5. UU Hukum Pidana

Baca artikel public relations lainya :

• Media relations & manajemen reputasi 
• Contoh proposal perencanaan konferensi pers 
• Contoh proposal konferensi pers

" Media Handling (Penanganan) - Media Relations "