Media Relations Pada Saat Krisis - Jenis & Strategi Penanganan

MEDIA RELATIONS PADA SAAT KRISIS
JENIS & STRATEGI PENANGANAN

Media & Krisis - Peranan media pada saat krisis memang sangat berpengaruh dan bisa dibilang sangta menentukan strategi penanganan krisis yang digagas oleh praktisi PR, keberhasilan dari strategi ini sangat tergantung dari kedekatan PR dengan pihak media. Pada kesempatan kali ini Alfan.id ingin membahas mengenai Media Relations Pada Saat Krisis berkaitan dengan peran serta dalam menangani krisis.

KRISIS DAN PENANGANANNYA

Krisis memang tidak terduga datangnya. Namun pada saat krisis justru kita kerap menjadi perhatian media massa. Krisis merupakan peristiwa yang bernilai berita. Pada saat krisis media massa akan menyoroti organisasi lebih dari pada sebelumnya. Itu sebabnya ada pendekatan dan praktek tersendiri dalam MR untuk menangani krisis.

Baca artikel PR lainya :

• Handling Media (Penanganan) dalam media relations
• Contoh proposal perencanaan media relatios
• Contoh proposal launching produk

Para pakar manajemen krisis pada umumnya menyebutkan langkah-langkah yang harus diambil dalam penanganan krisis adalah:

• Mengidentifikasi krisis
• Mengisolasi krisis
• Menganalisis krisis
• Menerapkan pilihan strategi menghadapi krisis
• Menerapkan program pengendalian

Jenis Krisis

Dalam dunia bisnis dikenal ada 3 jenis krisis yang paling sering dialami yaitu:

3 jeinis krisis

RENCANA KOMUNIKASI DALAM KONDISI KRISIS

Publisitas negatif darimanapun datangnya akan menghancurkan reputasi organisasi. Penanganan krisis dan caranya bisa dilihat dari sisi media relations. Untuk krisis yang terkait dengan komunikasi, yang diperlukan adalah menyusun rencana komunikasi pada masa tak ada krisis yang akan diimplementasikan pada masa krisis. Berdasarkan rencana komunikasi itu kemudian disusun rencana media relations pada masa krisis.

Unsur-unsur rencana komunikasi dalam kondisi krisis

Unsur-unsur dalam menyusun rencana komunikasi dalam keadaan krisis adalah:

1. Eksekutif komunikasi, tim operasional dan struktur pelaporan
2. Prosedur untuk penilaian langsung atas situasi krisis
3. Pemantapan yang terkait dengan tim manajemen krisis
4. Rencana operasi komunikasi yang meliputi:
   
   • Penentuan orang yang berhubungan dengan media
   • Penentuan orang yang memutuskan kebijakan komunikasi
   • Kontak-kontak komunikasi yang utama
   • Tugas-tugas pokok yang mesti dijalankan
   • Menjalankan komunikasi strategis khususnya yang berkaitan dengan penyebaran isu.
   • Menyusun rencana komunikasi taktis

RENCANA MEDIA RELATIONS PADA MASA KRISIS

Berdasarkan rencana komunikasi tersebut barulah kita menyusun rencana untuk media relations pada masa krisis, karena media relations pada masa krisis adalah bagian dari rencana besar dalam bidang komunikasi dan karena komunikasi pada dasarnya merupakan bagian dari keseluruhan rencana yang dikembangkan menajemen krisis menangani krisis.

Prinsip-prinsip dalam menghadapi krisis

Dalam menghadapi krisis seorang Media Relations Officer harus memegang prinsip-prinsip berikut:

• Kesiapan menghadapi krisis.
• Cepat tanggap.
• Menunjukkan integritas
• Sepenuhnya terbuka
• Mengkoreksi salah informasi
• Berbicara dengan satu suara
• Mengembangakan aliansi
• Memanfaatkan media sebagai mitra
• Cermat menyampaikan pesan
• Jangan bereaksi berlebihan

Lagkah-langkah media relations dalam mempersiapkan penanggulangan krisis

A. Perencanaan program Media Relations, dengan langkah – langkah:

• Menyusun kebijakan tertulis yang dengan jelas mencerminkan komitmen organisasi pada program media relations yang efektif, merumuskan tujuan program, mengidentifikasi peran&tanggung jawab tim media relations
• Membentuk tim media relations
• Menunjuk seorang juru bicara
• Menghubungi firma PR untuk membantu tim bila personalia tidak memadai

B. Berkomunikasi dengan dengan media pemberitaan, dengan cara:

• Menyediakan press kit untuk media pemberitaan sebelum krisis terjadi. Kit itu hendaknya memuat tinjauan umum atas organisasi, laporan akhir tahun, uraian presentasi organisasi, sumbangan sosial organisasi dan informasi orang-orang yang ditunjuk sebagai orang yang bisa dihubungi media
• Mengenal orang-orang yang bekerja pada media pemberitaan dengan mengundang wartawan ke acara informal.
• Segera menyebarkan siaran pers begitu krisis terjadi
• Mempertimbangkan penyampaian siaran pers dalam bentuk video yang akan disampaikan untuk dikirimkan pada berbagai stasiun TV.
• Dengan tepat menindaklanjuti hubungan dengan media pemberitaan
• Berdasarkan kesimpulan atas krisis, publikasikan pernyataan akhir yang menguraikan juga garis besar tindakan yang dilakukan perusahaan, langkah perbaikan dan tindakan yang akan dilakukan masa depan

C. Memperhatikan fasilitas dan sumber daya, dengan cara:

• Menyediakan fasilitas dan sumber daya yang akan akan menunjang komunikasi yang efektif dengan media selama krisis
• Menjamin adanya akses pada sarana fotokopi dan faksimili, amplop surat kilat khusus dan tempat melakukan wawancara.

D. Mendokumentasikan data – data penting, dengan cara:

•  Daftar organisasi media pemberitaan, yang memuat informasi nomor faksimili dan alamat email
• Memutakhirkan daftar organisasi media setidaknya setiap 6 bulan
• Menyediakan materi yang dibutuhkan media
• Setiap tahun menelaah kembali kebijakan dan prosedur media relations yang dijalankan

E. Melakukan pendidikan dan pelatihan, dengan cara:

• Mengedarkan prosedur kebijakan media relationspada segenap karyawan
• Menyelengarakan latihan berkala untuk tim media relations, juru bicara, staf pendukung jubir

F. Menekankan betul peran dan tanggung jawab juru bicara perusaan, baik sebelum krisi terjadi, saat krisis terjadi, setelah krisis terjadi

Hal yang harus dilakukan dalam membuat rencana tindakan dalam menghadapi krisis

• Penerima panggilan telpon hanya memberi informasi yang berkaitan dengan krisis
• Pengumpulan fakta hanya mengolah informasi yang terkait dengan krisis atau mengontak tim MR sesuai dengan perkembangan dilapangan
• Menyiapkan siaran pers berdasarkan siaran pers berdasarkan masukan dari pengumpul fakta, jubir dan koordinator pers
• Siaran pers didistribusikan oleh koord pers ke semua pihak yang terakit
• Menetapkan dan menyiapkan bidang informasi untuk pers
• Memutakhirkan siaran pers dengan informasi terbaru
• Menjadwalkan dan menyelengarakan konfrensi pers
• Memastikan semua kebutuhan media massa bisaterpenuhi
• Menghubungi keluarga yang terkait dengan dampak krisis
• Mengakaji semua kertas kerja dan siaran pers yang terkait dengan krisis tersebut 
• Menindaklanjuti surat untuk orang – orang penting
• Membuat kronologi dan kritik atas krisis dan respon terhadap krisis tersebut

" Media Relations Pada Saat Krisis - Jenis & Strategi Penanganan "