Membuat Rencana & Program Menangani Krisis

MEMBUAT RENCANA DAN PROGRAM
MENANGANI KRISIS 

Menangani Krisis - Pada saat krisis berlangsung dalam rangka mengatasinya, langkah yang dilakukan oleh praktisi RR setelah melakukan analisis biasanya mereka akan mulai membuat rencana ataupun program dalam menangani krisis yang sedang berlangsung. Untuk itu mari kita belajar langkah-langkah dalam menyusun program menangani krisis yang akan Alfan.id bahas kali ini.

Setelah masalah atau peluang hubungan masyarakat didefinisikan melalui penelitian dan analisa, praktisi harus memilah-milah strategi untuk menanggulangi krisis atau untuk mengambil kesempatan atas peluang. Dalam pembuatan rencana dan program dimaksudkan untuk membuat keputusan-keputusan strategis atas apa yang akan dilakukan dalam menanggapi atau mengantisipasi masalah.

Baca artikel manajemen krisis lainya :

• Media monitoring dalam manajemen krisis PR
• Anatomi krisis dan sinyal terjadinya isu
• Evaluasi program penanganan krisis

Berpikir Strategis

Berpikir strategis melibatkan peramalan atau penetapan keadaan masa depan yang dikehendaki, menentukan upaya-upaya apa yang akan membantu dan menghalangi gerakan menuju sasaran, dan merumuskan rencana untuk mencapai keadaan yang dikehendaki.
Alasan-alasan tindakan ini:

• Hubungan masyarakat sebagai bagian dari berpikir strategis.
• Harapan-harapan manajemen. 

Manajemen Strategis

Perencanaan strategis dari humas melibatkan pengambilan keputusan tentang tujuan dan sasaran program, pengenalan publik utama, penetapan kebijakan dan penentuan strategis. Praktisi humas bekerjasama dengan manajer lain untuk mengembangkan rencana program strategis. Proses perencanaan pembuatan program yang lazim meliputi langkah-langkah berikut:

1. Mendefinisi peran dan misi, menentukan sifat dan cakupan pekerjaan yang akan dilakukan.
2. Menentukan bidang hasil utama=> Menentukan faktor dimana akan menginvestasi waktu, tenaga dan bakat.
3. Mengenali dan menspesifikasi indikator efektivitas=> Menentukan faktor yang bisa diukur untuk menetapkan sasaran. 
4. Memilih dan menetapkan sasaran=> Menentukan hasil yang akan diwujudkan.
5. Mempersiapkan rencana tindakan=> Menentukan cara mencapai sasaran khusus.
   
   • Membuat program=> Membuat rangkaian tindakan untuk dijalani dalam mencapai sasaran.
   • Membuat jadwal=> Menetapkan kebutuhan waktu untuk langkah sasaran dan tindakan.
   • Membuat anggaran. Menetapkan dan menunjuk sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran.
   • Menetapkan pertanggungjawaban=> Menentukan siapa yang akan mengurus pencapaian sasaran dan langkah tindakan.
   • Meninjau dan menata ulang=> Menguji dan merevisi rencana sementara, sebagaimana dibutuhkan sebelum berkomitmen pada tindakan. 
6. Menetapkan kendali. Memastikan pencapaian sasaran yang efektif.
7. Berkomunikasi. Menentukan komunikasi yang perlu dalam organisasi untuk mencapai pemahaman dan komitmen dari keenam langkah terdahulu.
8. Menerapkan. Memastikan kesepakatan di antara semua orang kunci tentang siapa dan apa yang perlu untuk berkomitmen pada usaha itu, pendekatan apa yang akan berjalan paling baik, siapa yang perlu dilibatkan, dan langkah tindakan cepat seperti apa yang diperlukan untuk segera dilakukan. 

Pernyataan-Pernyataan Misi

Kebanyakan organisasi memiliki pernyataan tertulis tentang tujuan dan sasaran baik jangka panjang maupun yang bersifat segera. Tujuannya adalah untuk secara ringkas menyatakan alasan keberadaan organisasi. Lazimnya pernyataan misi membuat komitmen publik atas kewajiban warga negara dan tanggung jawab sosial. Pernyataan bersifat idealis dan memberi inspirasi, dan dirancang untuk memberi pengertian maksud dan arah kepada mereka yang berada dalam organisasi.

Namun pernyataan misi tanpa komitmen dan dukungan manajemen, akan menjadi sekedar pemoles tambahan pada brosur, laporan, dan pidato.

Pernyataan misi fungsi hubungan masyarakat di atas pernyataan misi organisasi. Lazimnya, misi hubungan masyarakat adalah membantu organisasi mewujudkan
misinya dengan:

• Mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang perubahan pengetahuan, opini, dan perilaku pada publik utama dan kelompok-kelompok stakeholder.
• Menjadi sumber sentral informasi tentang organisasi, dan menjadi saluran komunikasi resmi antara organisasi dan publiknya. 
• Menyampaikan informasi, opini, dan interpretasi penting untuk membuat publik dan stakeholder sadar akan kebijakan dan tindakan organisasi. 
• Mengoordinasi aktivitas yang mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik dan dengan kelompok stakeholder.

Hubungan masyarakat adalah bagian dari manajemen ketika aktivitas dan misi organisasi berhubungan dengan tujuan dan sasaran yang bisa diukur.

Manajemen oleh Sasaran

Kebanyakan organisasi beroperasi berdasarkan manajemen oleh sasaran (management by Objectives atau MBO) atau dengan istilah lain manajemen menurut tujuan dan hasil (management by objectives and result atau MOR).

Tujuan menyatakan upaya terkoordinasi apa yang diinginkan untuk pencapaian dan bilamana
pencapaiannya. Tujuan juga menetapkan apa yang akan terpenuhi jika perangkat sasaran untuk setiap publik tercapai.

Sasaran mewakili hasil pengetahuan, opini dan perilaku spesifik yang akan dicapai untuk setiap publik sasaran yang ditentukan dengan baik, yang oleh sebagian orang disebut sebagai “hasil utama”.
Prakteknya sasaran berfungsi sebagai berikut:

• Memberi fokus dan arah untuk mengembangkan strategi dan taktik program.
• Memberi pedoman dan motivasi untuk mereka yang menerapkan program.
• Menguraikan kriteria untuk memantau kemajuan dan menilai dampak.. 

Strategi dan taktik

Dalam istilah militer strategi melibatkan keputusan kritis dalam perang atau kampanye, strategi mewakili keseluruhan rencana kerja. Taktik mewakili keputusan di tempat yang diharuskan oleh adanya perkembangan selagi rencana strategi diimplementasikan.

Baca : Contoh analisis isu - manajemen krisis PR

Dalam praktek hubungan masyarakat, lazimnya strategi mengacu pada keseluruhan konsep, pendekatan, atau rencana umum untuk program yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Taktik mengacu pada tingkat operasional, yaitu kejadian aktual, media, dan metode yang dipakai untuk mengimplementasikan strategi.

Alasan perencanaan

Persiapan rencana tidak menjamin keberhasilan, tetapi sangat memperbesar kesempatan. Namun perencanaan strategis tidak secara universal diterima sebagai bagian dari praktek humas dengan alasan sebagai berikut:

1. Kami tidak punya waktu, (mereka kehilangan pemikiran bhawa bekerja dengan rencana bisa memanfaatkan waktu dengan baik).
2. Buat apa membuat rencana, sementara segala sesuatu berubah begitu cepat? (Sesungguhnya semakin banyak gejolak/perubahan linkungan semakin besar kebutuhan memetakan perubahan kepada hasil yang diinginkan yaitu dengan rencana).
3. Kami dibayar untuk memberi hasil, bukan untuk membuat rencana
4. Kami dapat bekerja dengan baik tanpa rencana”.

Menulis Program

Menulis program

1. Rencana Program
   Proses penyelidikan yang teratur melibatkan 4 aspek analisis situasi:
   
   • Pencarian ke belakang informasi latar belakang sangat penting jika humas dibawa memasuki suatu kesatuan yang berlangsung untuk menghadapi masalah yang menekan
   • Pencarian luas pada keadaan genting, pada siapa organisasi bergantung? Kelompok apa yang merasa senang?bagaimana perasaan karyawan? Dst
   • Pencarian kedalam Praktisi perlu mengetahui apa yang membuat organisasi bergerak, apakah bergerak dengan sikap, nilai, dan standar yang dengan jujur dapat dipikul dan dipromosikan oleh praktisi.
   • Pencarian jauh kedepan kekuatan apakah yang dapat membuat organisasi sukses atau gagal dimasa datang?
    
2. Peran Teori Kerja
   Teori menentukan pemilihan taktik, menuntun bagaimana acara khusus dirancang,bagaimana memilih kata-kata untuk newsletter, press release dan bagaimana fungsi komunikasi dilaksanakan. Teori kerja mengikuti urutan tak resmi “ketahui, rasakan, kerjakan atau jika dilukisan dalam bagan sebagai berikut:
   Perolehan informasi => Perubahan Opini => Perubahan Perilaku
    
3. Mendefinisi Publik Sasaran
   Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mendefinisi publik sasaran dari kalangan stakeholder:
   • Biografis=> batas alam atau politis. Berguna untuk memilih media dan mengalokasi sumber daya program menurut kepadatan populasi.
   • Demografis=> Jenis kelamin, penghasilan, usia, status perkawinan, pendidikan. Membantu praktisi mendapatkan petunjuk untuk pengembangan strategi dan taktik.
   • Psikografis=> Karakteristik psikologi dan gaya hidup.
   • Kekuasaan tersembunyi=> Kekuasan politik atau ekonomi di blakang layar.
   • Kedudukan memakai kedudukan yangdimiliki individu, bukan atribut individu itu sendiri untuk mengidentifikasi publik sasaran.
   • Pemimpin opini, pemimpin berpengaruh.
   • Keanggotaan memakai pemunculan di daftar nama organisasi atau afiliasi sebagai atribut yang relefan degan situasi tertentu.
   • Peran dalam proses keputusan untuk mengetahui siap yang memainkan peran apa untuk mempengaruhi keputusan dalam situasi tertentu.

" Membuat Rencana & Program Menangani Krisis "