Pemanfaatan Email, Milis & E-PR Dalam Dunia Kehumasan

PEMANFAATAN EMAIL, MILIS & E-PR
DALAM DUNIA KEHUMASAN

Email & Milis - Selain dituntut untuk mampu membangun sebuah publikasi online, seorang praktisi PR juga dituntut untuk mampu mejaga hubungan baik melalui media Internet / elektroik atau yang sering disebut dengan istilah E-PR seperti contohnya membangun hubungan dengan penggunan atau member dari sebuah komunitas online dll.

Pada kesempatan kali ini Alfan.id akan membahas mengenai cara menjalin hubungan baik dengan memanfaatkan E-mail (Elektronik Mail) dan juga kita akan belajar yang namanya Milis, jadi simak baik-baik ulasan materi dibawah ini.

menulis email

PENGERTIAN EMAIL DAN MILIS

EMAIL ( Elektronik mail atau surat elektronik) Aplikasi yang dipergunakan untuk saling bertukar pesan atau surat melalui internet antara dua orang atau lebih. Setiap pengguna email memiliki sebuah mailbox dengan memiliki alamat email (email address) yang unik. Sebuah alamat e-mail umumnya terdiri dua bagian utama yaitu nama mailbox dan nama komputer. Contoh : Alfan@gmail.com

Ada dua jenis email yaitu:

• Email berbasis web
• Email berbasis client

Keunggulan utama Email adalah sifatnya asynchronous, dimana pengirim pesan tidak dituntut berada ditempat yang sama saat penerima pesan menerima dan membaca. Khususnya untuk pemasaran interaktif email memberikan harapan dan peluang yakni:

• Industri pemasaran lewat email saat ini telah berusaha dibidang teknis dalam kaitannya untuk menghajar memblokir spamming yang menjadi “hantu” media internet.
• Konsumen semakin sadar akan penggunaan email.

Membuat Pesan Email yang Efektif (Bob J. Onggo).

1. Perhatikan subject Line email

• Subjek line hendaknya singkat
• Jangan mirip iklan
• Hendaklah positif
• Tonjolkan manfaat yang paling penting
• Jika tahu nama sipenerima email, sapa nama mereka di subjek line.
• Jangan mengunakan HURUF BESAR
• Taruh kata-kata yang paling penting lebih dahulu

2. Gunakan Email Merge (Personalisasi)


3. Gunakan nama pribadi.

• co: marketing@duniapr.co.id
• alfan@duniapr.co.id

4. Lebih difokuskan pada satu topik

5. Penggunaan .HTML atau .Txt

6. Penggunaan Sig.File (kartu nama elektronik)

7. Penggunaan attachment.

• Biasakan minta izin jika mengirim pesan berbentuk file yang di attach.

8. Penggunaan emoticon

Signature File (sig.file)

Signature File atau kartu nama elektronik merupakan salah satu sarana yang dapat digunakan oleh PR dalam mempromosikan situs web korporat.

• Menaruh sig.file di akhir e-mail dan terlibat dalam suatu diskusi di newsgroup (komunitas online) akan menggugah orang lain untuk masuk ke dalam situs Web Anda.
• Desain dan isi sig.file dapat dimanfaatkan untuk memposisikan bisnis dan sebagai pengganti logo perusahaan 
• Menggunakan sig.file dapat membangkitkan reputasi dan kesan yang bagus apalagi jika isi email mengandung hal informatif dan edukatif. 
• Sig.file dapat memberi kesan kepada komunitas maya bahwa anda seorang yang memiliki etika maya yang bagus.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan sig.file

• Sebutkan informasi identitas Anda secukupnya.
• Singkat, tidak lebih dari 8 baris 
• Jangan menyebutkan harga produk tertentu 
• Jangan menggunakan terlalu banyak simbol 
• Jangan menuliskan nada-nada penjualan secara langsung
• Jangan menuliskan sederetan produk yang Anda jual 
• Dll (Bob Julis Onggo, 2004:33)

Autoresponder

Autoresponder merupakan suatu program penjawab email secara otomatis dan cepat. Program ini adalah program yang terletak pada mail server yang akan mengirimkan jawaban yang sudah diprogram untuk menjawab pertanyaan dari resipien pengirimnya. Jawaban bisa berupa satu pesan tunggal atau serangkaian pesan follow-up.

Program ini memiliki banyak nama, tetapi maksudnya sama. Beberapa nama tersebut adalah: infobots, responders, mailbots, autobots, automailers atau e-mail on demand.

Mengapa PR harus menggunakannya?
Autoresponder dapat bertindak sebagai sekretaris pribadi selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu, dan 365 hari setahun sehingga dapat memberikan kesan bahwa perusahaan anda memiliki customer servis yang baik.

Isi pesan email yang dikirimkan melalui autoresponder akan menjadi faktor yang menentukan untuk membangun merek sekaligus mengonversi si repisien menjadi pelanggan.

Beberapa tip untuk menghasil pesan-pesan efektif yang dikombinasikan dengan autoresponder

• Siapa nama penerima email secara personalisasi
• Gunakan gaya menulis percakapan 
• Fokus pada kebutuhan penerima email 
• Perhatikan subject line-nya 
• Ingatkan mereka untuk bertindak 
• Perhatikan tanda baca dan ejaan 
• Langsung ke tujuan 
• Gunakan banyak paragraf, namun sedikit baris dalam paragrafnya 
• Jangan melebihi 75 karakter 
• Manfaatkan multiple follow up sehingga anda bisa melakukan follow up tanpa harus berada di depan komputer 

MEMBANGUN MEREK MELALUI EMAIL ATAS DASAR PERSETUJUAN

Frase yang menggugah:
Jika ingin sukses menggunakan email demi membangun citra reputasi yang baik kita harus menghormati privasi resipien. Agar orang yang berkunjung ke situs web anda mau meminta informasi melalui email dari anda maka berikanlah sesuatu yang bernilai atau diminati oleh target pengunjung situs web anda dengan mengunakan kalimat atau frase yang menggugah.
Suatu contoh :
“ Klik disini dan dapatkan newsletter bulanan yang sarat dengan tip-tip hebat”.

Jawab dengan segera email yang diterima

Customer service melalui email
 

Email yang hidup

5 Hal yang harus dihindari sewaktu menulis E-Mail promosi

1. Email yang terlalu panjang
2. Email yang terlalu menuntut
3. Terlalu sering
4. Email promosi yang tidak terarah
5. Penulisan email yang tidak persuasif

Beberapa langkah mengembangkan dan pemanfatan Email untuk E-PR

1. Getting Started bergabunglah dengan kelompok-kelompok diskusi yang relevan.
2. Gunakan signature files untuk memperkenalkan diri
3. Email dapat digunakan untuk mendeliveri produk
4. Costumer service ; menjawab pertanyaan dan keluhan pelanggan
5. Media Release : penyebaran press release perusahaan
6. Email dapat digunakan untuk research
7. Personal Email ; dengan email kita dapat memahami satu sama lain secara pribadi. 

MILIS DAN E-PR

Pengertian :

• Milis adalah singkatan dari Mail List, artinya daftar alamat email.
• Milis pada hakekatnya terdiri milis publik dan milis privat atau korporat.

Milis vs Komunitas on line

Perbedaan milis dan komunitas on line adalah dalam komunitas on line anggota harus masuk ke situs web yang menyediakan news group, misal yahoogroups.com. Sedangkan Milis tidak perlu membaca melalui web, semua pesan dikirim oleh anggota lain langsung ke inbox.

Persamaan kedua tempat discussion list ini adalah mengharuskan menjadi anggota terlebih dahulu.

Jenis Milis Publik :

• Milis yang moderated
• Milis yang tidak moderated

Tips mencari Milis yang tepat :

Apakah anda akan bergabung dengan milis diskusi publik ; atau ingin membeli daftar email opt-in dari provider milis , yang pasti harus diperhatikan apakah itu milis yang tepat sesuai target pasar bagi perusahaan anda.

Merangkai pesan Milis yang Efektif

• Persiapkan isi email dengan hati-hati sebelum mengirimnya ke milis, kesalahan akan mempengaruhi kredibilitas perusahaan
• Pastikan isi pesannya singkat dan langsung ke poin dan sisipkan sig.file, di akhir tulisan email anda

Beberapa hal yang perlu diperhatian agar menjadi anggot milis yang bermartabat dan dihargai sehingga tidak mencela reputasi perusahaan

1. Pokok pembicaran relevan
2. Jadi kontributor ide yang baik sebelum akhirnya pesan (komersial) kita ditanggapi dengan baik. 
3. Promosi secara advertorial akan lebih disukai dibandingkan secara terang terangan.
4. Advertorial ini akan lebih dihargai apabila anda bertindak sebagai sebagai orang ke tiga dan bukan pemilik dari promosi tersebut.
5. Pesan email harus berisi desakan atau dorongan agar mereka bertindak berdasarkan apa yang kita inginkan tanpa terkesan menggurui
6. Tetapkan target yang masuk akal
7. Periksa dan evaluasi milis mana yang mendatangkan banyak respon.

Membangun dan Mempromosikan Milis Perusahaan Memiliki milis sendiri akan sangat bermanfaat khususnya karena aktivitas E-PR memaksa kita untuk dapat berkomunikasi secara lancar dan berdialog dengan publik dan calon pelanggan dan pelanggan itu sendiri apabila ada press release, update suatu produk atau harga, dan hal-hal yang berkaitan dengan diskon khusus dan event atau product launching tertentu. Memaksimalkan fungsi milis secara tepat dan produktif dapat dibangun melalui Ezine. 

" Pemanfaatan Email, Milis & E-PR Dalam Dunia Kehumasan "