Bidding, Negosiasi & Lobby Sponsor - Management Event

BIDDING, NEGOSIASI & LOBBY SPONSOR
MANAGEMENT EVENT

Dalam management Event sebagai EO mungkin kita akan menjumpai istilah-istilah berikut yaitu Bidding, Negoasiasi dan juga Lobby Sponsor yang merupakan sebagian besar dari pekerjaan seorang EO.

Untuk membahas lebih lanjut mengenai istilah ketiganya kali ini Dunia Public Relations ingin membahasnya. Untuk teman-teman yang ingin tahu yuk kita simak ulasan berikut ini

Jangan lewatkan :
01. Menyusun perencanaan Event
02. Panduan pembuatan proposal Event
03. Event Management - Pengertian & Jenis-jenisnya
04. Sponsorship dalam Management Event
05. Pembiayaan / Pendanaan Event 

Istilah Bidding

Bidding (tender) merupakan kegiatan mengikuti undangan untuk memenangkan sebuah konferensi dan event ke suatu negara. Contoh : olimpiade, sea games

Bidding dapat dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Bidding international
2. Bidding nasional.

Istilah Negosiasi

Penetapan keputusan secara bersama dimana pihak-pihak yang terlibat memiliki preferensi yang berbeda. Suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang.

Karakteristik utama negosiasi:

1. Senantiasa melibatkan orang – baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok;
2. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi;
3. Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu –baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter);
4. Hampir selalu berbentuk tatap-muka –yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah;
5. Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi;
6. Dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.

Negosiasi Sponsor

Sasaran dari proses negosiasi adalah mencapai kesepakatan saling menguntungkan bagi semua pihak yang terlibat.

Ada sejumlah aturan yang membuat negosiasi sponsorship jauh lebih mudah :

• Negosiasi antarkawan
• Tentukan batas minimal keuntungan Anda
• Merahasiakan sesuatu
• Jangan ‘lapar ‘order
• Tetaplah bersabar, apa pun kendalanya
• Bersiaplah untuk menjauh

Strategi Menggaet Sponsor

Ada beberapa hal penting yang harus dipersiapkan untuk dapat menggaet sponsor, antara lain:

1. Berkas surat permohonan kerja sama dan proposal yang baik. Alamat tujuan lengkap dan tidak boleh salah.
2. Penampilan yang rapi, bersih dan segar setiap kali menemui calon sponsor.
3. Pengetahuan dan wawasan yang luas, khususnya mengenai event yang akan digelar.
4. Serahkan langsung kepada Pejabat Pemegang
   Keputusan dari perusahaan sponsor tujuan. Hal ini memang tidak mudah, temui sekretaris, ajak dialog, buat dia terkesan dan serahkan berkas, kartu nama, catat nama dan nomor telp.  Serta tanyakan kapan anda dapat menemui pejabat itu.
5. Lakukan upaya memasukkan berkas permohonan kerja sama itu tanpa lelah.
6. Siapkan draft berkas kontrak atau naskah kerja sama atau naskah kesepakatan yang memuat antara lain bentuk kontraprestasi yang diberikan, tahap-tahap pembayaran dana sponsor dan lainnya.

Selain itu, EO harus mengetahui hal-hal apa saja yang pemberi Sponsor, diantaranya adalah :

1. Tujuan penyelenggaraan event untuk mendapatkan sponsor
2. Peraturan tentang sponsor yang perlu diikuti oleh EO, karena setiap peraturan yang berbeda tentang sponsor
3. Penetapan tingkatan sponsor, misalnya sponsor tunggal, utama dan pendukung.
4. Tipe sponsor yang cocok untuk event yang diselenggarakan dan biasanya dibuat sesuai tema event.
5. Bagaimana rencana sponsor ditetapkan. Hal ini akan berhubungan dengan penetapan sponsor yang terlibat.
6. Nilai yang ditetapkan untuk jenis barang atau jasa yang akan diberikan.
7. Apa keuntungan pemberi sponsor apabila mengikuti event tersebut.
8. Siapa yang akan menyetujui pemberian sponsor dari pihak perusahaan pemberi sponsor.

" Bidding, Negosiasi & Lobby Sponsor - Management Event "