Merencanakan Pelaksanaan Program Penanganan Krisis

MERENCANAKAN PELAKSANAAN
PROGRAM PENANGANAN KRISIS

Program Penanganan - seperti yang kita ketahui bahwa kegiatan yang dilakukan Public Relations ini tidaklah bersifat dadakan, melainkan harus terencana dengan konsep untuk pelaksanaan yang matang. Dalam konteks manajemen krisis PR dituntut untuk membuat konsep atau rencana penanganan krisis yang tepat dan sesuai tidak menyimpang dari jalur visi perusahaan tempat ia bernaung. Mengingat pentingya membuat Program Pelaksanaan Krisis yang tepa kali ini Dunia Public Relations ingin membahasnya.

MERENCANAKAN PELAKSANAAN PROGRAM

Yang Harus Dilakukan Dalam Merencanakan Pelaksanaan Program

1. Menulis Skenario Perencanaan
2. Mengantisipasi Bencana dan Krisis
3. Mendirikan Pusat Informasi
4. Penganggaran
5. Prauji Unsur Program
6. Menjual Rencana

1. Menulis Skenario Perencanaan

Penulisan skenario perencanaan merupakan seni meramal dan menggambarkan berbagai keadan pada masa mendatang. Skenario menyediakan pernyataan sumatif yang lurus maupun cross-section tentang masa mendatang untuk tujuan perencanaan.
Bacajuga :

• Membuat rencana & program menangani krisis
• Monitoring media dalam menajemen krisis
• Evakuasi program penanganan krisis

Maksud skenario adalah untuk membuat penjabaran keadaan masa mendatang yang mungkin terjadi sehingga ada perencanaan yang dapat membantu dengan kesiapan menghadapi berbagai kemungkinan.

2. Mengantisipasi Bencana dan Krisis

Meskipun lazimnya praktisi humas tidak dapat memprediksi bencana atau krisis tertentu, mereka harus dapat mengantisipasi terjadinya hal tak terduga. Ada delapan tipe krisis yang disebabkan oleh kegagalan manajemen maupun kekuatan lingkungan, yaitu: alam, teknologi, konfrontasi, kedengkian, nilai manajemen yang tidak seimbang, kecurangan, kejahatan manajemen, serta bisnis dan ekonomi.
Baca : Contoh analisis isu dan krisis

Definisi krisis dengan upaya yang lebih serius juga memakai waktu sebagai variabel krisis, yaitu: 

• Krisis segera – Jenis yang paling ditakuti karena terjadi tiba-tiba dan tak terduga sehingga tak ada waktu untuk melakukan penelitian dan perencanan.
  Misal: tabrakan pesawat, gempa bumi. 
• Krisis yang muncul memungkinkan lebih banyak waktu untuk melakukan penelitian dan perencanaan, tetapi sekonyong-konyong dapat meletus setelah muncul dalam waktu yang panjang. Misal ketidakpuasan dan semangat kerja karyawan rendah, penyalah gunaan bahan saat kerja. 
• Krisis yang berlanjut adalah yang berlangsung terus-menerus selama berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun meskipun ada usaha terbaik dari manajemen. Misal desas-desus tentang pengurangan pegawai.

Berikut ini adalah kekeliruan yang umum dilakukan saat menangani krisis:

1. Keragu-raguan mengarah pada persepsi publik tentang kebingungan, tak berperasaan, ketidakmampuan, atau kurang persiapan.
2. Pengaburan arti yang mengarah pada persepsi tentang ketidakjujuran dan ketidakpekaan.
3. Pembalasan dendam yang meningkatkan ketegangan dan menambah emosi, bukan menguranginya.
4. Berbohong atau berdalih yang menciptakan masalah terbesar, karena tidak ada yang dapat menggantikan kebenaran 
5. Pengajaran – yang menciptakan sifat mudah diserang dengan melakukan pendekatan yang congkak tanpa niat yang sungguh-sungguh untuk menangani isu.
6. Kepada yang lainnya dengan membuat isu tetap hidup, memberi program, dan memberi lebih banyak lagi untuk ditanggapi.
7. Proses pengadilan – yang bahkan menjamin jarak penglihatan yang lebih besar dan mungkin melenyapkan solusi yang masuk akal.

Kunci untuk mengantisipasi dan menghindari krisis adalah menilai apa yang bisa terjadi, apa yang dapat mempengaruhi orang atau lingkungan, dan apa yang akan menciptakan jarak penglihatan.

Berikut ini adalah pedoman untuk persiapan menghadapi krisis hubungan masyarakat:

1. Kenali hal-hal yang dapat melenceng dan menjadi sangat kelihatan. Buatlah penilaian atas kerapuhan di seluruh organisasi.
2. Tetapkan prioritas berdasarkan kerapuhan yang paling mendesak dan paling mungkin diserang.
3. Buatlah draft pertanyaan, jawaban, dan pemecahan untuk setiap skenario krisis yang potensial. 
4. Berfokuslah pada dua tugas penting, yaitu apa yang harus dilakukan dan apa yang harus dikatakan, selama jam-jam kritis pertama setelah krisis terjadi.
5. Kembangkan strategi untuk menahan dan menetralkan, bukan untuk bereaksi dan menanggapi.

Penanganan yang sukses atas krisis memerlukan kemampuan untuk mengantisipasi keadaan darurat dan kerapuhan yang mungkin terjadi, keterampilan merencanakan strategi untuk menanggapi skenario darurat yang mungkin terjadi, pengenalan tahap awal krisis dan kapasitas untuk memberi tanggapan segera sebagai bagian dari rencana manajemen krisis yang sistematis.

3. Mendirikan Pusat Informasi

Ada tiga butir utama yang perlu diingat dalam merencana kan pusat informasi:

1. Maksud keberadaan pusat informasi harus diakui, yaitu sebagi tempat informal bergerak secara langsung dari lembaga ke publik organisasi.
2. Sebaiknya pusat informasi dibagi menjadi dua bagian. Kelompok pertama merupakan kelompok yang berurusan langsung dengan publik yaitu menerima pertanyaan dan memberi jawaban, jika kelompk itu tidak memiliki informasi, mereka berjanji untuk mendapatkannya dalam periode waktu tertentu. Kelompok kedua merupakan badan pengkoordinasi, yaitu titik kontak antara pusat informasi dan staf lembaga serta badan-badan lembaga. 
3. Pusat informasi harus mempunyai kredibilitas yang dibangun jauh sebelum krisis apapun, aliran informasi terpercaya harus diadakan sepanjang masa-masa rutin.

4. Penganggaran

1. Ketahui biaya apapun yang diajukan untuk dibeli.
2. Beritahu anggaran dari segi berapa biaya untuk mencapai hasil yang spesifik.
3. Gunakan kemampuan komputer untuk mengelola program.

5. Prauji Unsur Program

• Begitu dirumuskan sebaiknya rencana strategi diuji coba berdasarkan panduan.
• Banyak perangkat kualitatif dan kuantitatif yang tersedia yaitu wawancara dengan pemimpin opini, kelompok fokus, uji laboratorium terkendali dll.
• Efek serangan balik dapat dihindari dengan melakukan analisa respon, yakni memakai khalayak sebagai sampel.
• Prauji pesan juga dapat meningkatkan kemampuanmemahami informasi dari khalayak yang dimaksudkan.
• Catatan peringatan prauji harus dimasukan.

6. Menjual Rencana

• Penelitian, analisa, preseden, dan pengalaman harus diubah menjadi bentuk program yang dapat diterima oleh mereka yang bukan eksekutif hubungan masyarakat dan oleh klien.
• Penjualan proposal program menguji keterampilan persuasif dan keterampilan komunikasi teknis praktisi.
• Setelah program disetujui pada tingkat kebijakan, perlu upaya membuat kolega terbiasa pada aturan mainya.
• Cara terbaik melakukan orientasi dan indoktrinasi staf adalah melalui sesi-sesi informal.

" Merencanakan Pelaksanaan Program Penanganan Krisis "