Proses Perencanaan dalam Media Relations

PROSES PERENCANAAN DALAM
MEDIA RELATIONS

Media Relations - Seperti yang kita tahu, semua kegiatan yang dilakukan Public Relations berkaitan dengan kebijakan perusahaan ataupun program kerja PR dalam pelaksanaanya pekerjaan ini tidak boleh bersifat dadakan atau sepontanitas melainkan harus melalui proses perencaan yang matang terlebih dahulu.

Sama halnya dengan kegiatan Media Relations, kegiatan yang berhubungan dengan Perss ini juga tidak boleh sembarangan dilaksanakan melaikan harus melalui proses terlebih dahulu dan tehtunya harus sesuai dengan aturan-aturan baik itu kode etik maupun kebijakan-kebijakan dari perusahaan.

PROSES PERENCANAAN MEDIA RELATIONS

Tujuan Merencanakan Media Relations

1. Untuk membangun image positif perusahaan
2. Untuk mengklarifikasi opini negatif yang kurang benar di masyarakat
3. Untuk mengalihkan perhatian publik dari isu negatif ke isu yang lebih positif
4. Untuk memudahkan media dalam menentutakan kegiatan peliputan

Tahap-tahap Media Relations

Proses Perencanaan

Dalam tahapan perencanaan ini biasanya di mulai dengan seorang media relations menyusun pertanyaan agar lebih mudah di dalam menyusun rencana media relations, pertanyaannya berkisar pada:

1. Dimana posisi organisasi kita saat ini?
2. Siapa khalayak sasaran kita?
3. Apa yang kita inginkan atau apa tujuan kita?
4. Bagaimana mencapai tujuan itu?
5. Taktik apa yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut?
6. Bagaimana kita mengevaluasinya?

Beberapa pendekatan yang dapat di lakukan seorang media relations didalam membuat perumusan masalah, yang nantinya dapat dijadikan bahan masukan bagi perencanaan media relations, yaitu:

• Analisis lingkungan internal organisasi
• Analisis SWOT
• Model perencanaan ROPE
• Model perencanaan kisi-kisi perencanaan

Tahapan-tahapan dalam Analisis Lingkungan Internal Organisasi

1. Diawali dengan memeriksa visi dan misi organisasi yang menjadi dasar penyusunan visi dan misi PR yang kemudian dijabarkan dalam visi dan misi MR
2. Mengkaji tujuan jangka panjang dan jangka pendek organisasi
3. Mengidentifikasi khalayak sasaran.
4. Mengkaji struktur organisasi, apa sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi untuk mencapai tujuan 
5. Mengkaji program-program media relations yang pernah ada
6. Memeriksa sarana komunikasi yang tersedia untuk menjalankan program dan kegiatan media relations tersebut.
7. Yang paling penting dan yang terpenting dari audit MR ini adalah menyesuaikan antara pesan yang disampaikan kepada publik dan persepsi publik terhadap organisasi.

Analisa SWOT

Apa itu SWOT? - Adalah mengkaji kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman organisasi. Kekuatan dan kelembahan organisasi berada pada lingkungan internal, sedangkan peluang dan ancaman berasal dari lingkungan eksternal organisasi.
Baca juga :

• Media relations & E-PR
• Media relations dalam public relations
• Meidia relations, Definisi, tujuan & manfaat

Apa fungsi SWOT dalam media relations?

Dalam konteks MR, analisa SWOT dilakukan untuk melihat apa dan bagaimana kekuatan dan kelemahan yang dimiliki serta bagaimana peluang dan ancaman yang berasal dari luar organisasi dan hasil dari analisis SWOT biasanya dipakai pijakan untuk menyusun strategi.

Beberapa tahapan dalam melakukan analisis SWOT

1. Membuat bagan untuk memetakan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman organisasi
2. Untuk menganalisis peta kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman organisasi dapat bertanya kepada orang lingkungan organisasi dan beberapa wakil publik untuk mengetahui bagaimana presepsi mereka terhadap organisasi
3. Setelah mengetahui pemetaan kekuatan,kelemahan, peluang dan ancaman organisasi hasil pemetaan ini dapat di jadikan acuan di dalam membuat strategi yang dipergunakan untuk menjangkau khalayak sasaran

Contoh dari bentuk bagan analisis SWOT sebuah perusahaan produsen sepeda

Model Perencanaan ROPE

Merupakan model perencanaan, yang memiliki empat komponen didalamnya, yaitu:

Fungsi ROPE dalam media relations

Tidak terlalu banyak perbedaan anatar ROPE dan SWOT, karena hakikatnya sama saja untuk merumuskan dan menjadi acuan data dasar didalam membuat perencanaan media relations. Letak perbedaannya ROPE mengunakan matriks membuatnya lebih mudah untuk dipahami. sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi aspek-aspek dalam perumusan perencanaan.

Tahapan yang dilakukan untuk analisis:

• Membuat matriks ROPE
• Mengidentifikasi tiap bagan didalam matriks 

Model Perencanaan ROPE

Model Perencanaan Kisi-kisi Perencanaan

Model ini lebih sederhana karena dibuat dalam 2 aspek yaitu 10 unsur perencanaan strategis dan 5 aspek perencanaan taktis.

Indentifikasi Khalayak dan Tujuan 

1. Siapa khalayak sasaran utama organisasi?
2. Mengapa khalayak ini penting bagi organisasi?
3. Pandangan khalayak terhadap organisasi yang seperti apa yang diinginkan organisasi? 
4. Bagaimanan pandangan khalayak terhadap organisasi sekarang ini?
5. Isu dan imbauan penting seperti apa untuk khalayak ini?
6. Media apa yang dikonsumsi khalayak tersebut dan bisa dipercaya oleh kebanyakan khalayak?
7. Mengapa pandangan khalayak sekarang ini terhadap organisasi berbeda dari yang diinginkan? (jawaban ini bisa diperoleh dengan membandingkan jawaban atas pertanyaan pada nomor 3 dan 4)
8. Apa tema pesan yang akan berdampak sangat besar terhadap khalayak ini? (jawaban atas pertanyaan ini diperoleh dengan merefleksikan temuan dari pertanyaan no. 5)
9. Apa cara terbaik untuk menjangkau khalayak tersebut?
10. Siapa yang bertugas sebagai kontak utama organisasi yang akan bekerja bersama dengan khalayak ini?
11. Memilih dan menetapkan sasaran (objektif) Apa sasaran jangka pendek yang akan membawa pada pencapaian tujuan rencana strategis?
12. Tindakan yang perlu diambil untuk mencapai tujuan Pesan atau tindakan spesifik seperti apa yang akan membawa pada tercapainya sasaran tersebut?
13. Sumber-sumber daya apa yang diperlukan untuk tugas-tugas itu?
14. Kapan dilaksanakan? Membuat jadwal penyelesaian untuk setiap butir yang disusun berdasarkan pertanyaan nomor 12.
15. Bagaimana keberhasilan pencapaian setiap sasaran/objektif itu akan dievaluasi?

Dari 15 daftar pertanyaan yang ada dalam perencanaan tersebut sudah mencakup 3 aspek yaitu perencanaan, implementasi dan evaluasi.

*Keterangan:

Butir 1 – 11 tentang dimensi perencanaan

Butir 12- 14 tentang implementasi rencana

Butir 15 tentang evaluasi

Implementasi dari langkah perencanaan

Langkah – langkah yang harus dilakukan dalam merencanakan proses media relations, adalah:

• Analisis masalah, dengan langkah analis: Maping isi media: antara lain melakukan maping sejauh mana image perusahaan dimasyarakat (bisa mengunakan SWOT atau ROPE)
• Membuat kesimpulan maping isi media
• Membuat rekomendasi
• Membuat tujuan kegiatan
• Rencana kegiatan

Proses Implementasi

Satu hal penting dalam implementasi rencana adalah melakukan monitoring yang merupakan bentuk kontrol dan pengumpulan informasi mengenai tahapan pencapaian tujuan sebuah kegiatan. Monitoring menjadi sarana untuk mengendalikan arah perjalanan kegiatan untuk tetap berjalan pada jalur yang mengarah pada pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.

Implementasi rencana itu melibatkan SDM, metode atau teknik yang digunakan dalam bekerja, dan bentuk pekerjaan yang harus diselesaikan.

Ada 4 komponen penting yang harus diperhitungkan dalam mengevaluasi program komunikasi atau program PR organisasi menurut Lindenman, yaitu:

1. Menetapkan sasaran dan tujuan komunikasi yang spesifik dan terukur
2. Mengukur keluaran (output) komunikasi
3. Mengukur hasil dan dampak komunikasi
4. Mengukur dampak institusional. 

Implementasi pada dasarnya berkaitan dengan 3 aspek terakhir yakni; kebijakan, keputusan dan tindakan. Sedangkan 3 aspek pertama yakni; misi, objektif dan strategi dirumuskan dalam tahap perencanaan.

Proses Evaluasi

Evaluasi merupakan keharusan manakala satu program sudah dijalankan. Melalui evaluasi itulah bisa diketahui bagaimana efektifitas program dalam mencapai tujuan organisasi.

Bisa pula dilakukan penilaian aspek-aspek program yang memerlukan penyempurnaan atau perbaikan. Evaluasi juga digunakan untuk memutuskan apakah satu program dilanjutkan atau dihentikan.

" Proses Perencanaan dalam Media Relations "