[ Contoh ] Laporan Tugas Analisis Event - BAKSOS dan Pagelaran Musik

[ CONTOH ] LAPORAN TUGAS ANALISIS EVENT

BAKSOS DAN PAGELARAN MUSIK

Berikut ini adalah sebuah Analisis Event Bsksi Sosial dan Pagelaran musik, analisis event ini dikirim oleh Nabiilah Syafira Aziz. Semoga dapat menjadi refrensi teman - teman semua dalam mengerjakan tugas kuliah terutama mata kuliah Manajemen Event

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dengan memperingati hari jadinya teknik mesin di kampus UNISMA maka himpunan mahasiswa teknik mesin membuat suatu acara yang dapat menghibur peserta yang bertemakan bakti sosial dan pagelaran musik. Tidak hanya menghibur, mereka juga melakukan bakti sosial. Mereka telah mengajak seluruh mahasiswa dan masyarakat luar kampus yang datang pada acara ini untuk saling berbagi terhadap sesama mengingat banyak masyarakat yang pemikirannya belum terbuka akan berbagi terhadap sesama.

Tidak hanya itu, himpunan mahasiswa teknik mesin juga menggelar beberapa lomba, mengundang anak yatim dari yayasan At-Taufiq hingga mengundang bintang tamu seperti Bara Band, dan masih banyak lagi untuk memeriahkan acara ini dan juga menghibur peserta serta anak yatim yang hadir dalam acara tersebut. Pembagian hadiah pun turut mewarnai acara ini sehingga peserta dapat menikmati acara hari jadinya teknik mesin.

Melalui acara ini, diharapkan para peserta dapat terhibur dan juga pemikirannya dapat terbuka akan saling berbagi terhadap sesama. Dan juga himpunan mahasiswa teknik mesin diharapkan tingkat kesolidaritasannya semakin erat supaya himpunan mahasiswa ini tetap langgeng.

Baca : Contoh Laporan Hasil Analisis Event - Jakarta Mau Kerja

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Event Management

Menurut Dr. Joe Goldblatt dalam bukunya Special Events – Twenty First Century Global Grey (2002), Manajemen Event adalah kegiatan profesional mengumpulkan dan mempertemukan sekelompok orang untuk tujuan perayaan, pendidikan, pemasaran dan reuni. Dan bertanggung jawab mengadakan penelitian, membuat desain event, melakukan perencanaan dan melaksanakan koordinasi serta pengawasan untuk merealisasikan kehadiran sebuah event.

Menyelenggarakan sebuah event merupakan sebuah kebutuhan yang tak dapat dipungkiri bagi sebuah perusahaan komersial maupun non komersial. Event-event tersebut bertujuan untuk menunjang kegiatan PR dalam menciptakan citra positif perusahaan di mata stakeholder internal maupun eksternal. Selain itu event-event tersebut tak dapat dilepaskan dari kegiatan marketing communication dari perusahaan terutama dalam kegiatan-kegiatan below the line.

Pada mulanya, semua kegiatan perusahaan terutama yang terkaitan dengan event-event baik internal (seperti: Training untuk karyawan, Family/Employee Gathering, Meeting , dll) maupun eksternal (seperti: Pameran, Event dengan sponsorship, Seminar, Launching Product, dll) secara langsung dilaksanakan oleh PR atau Marketing Communication Division. Sementara itu di masyarakat kegiatan-kegiatan semacam itu dilakukan dengan membentuk semacam kepanitiaan yang ditugaskan menyelenggarakan sebuah acara atau event tersebut.

Dengan semakin ketatnya persaingan di dalam dunia bisnis dimana setiap perusahaan berusaha untuk memproduksi event yang lebih spektakuler untuk menandingi kegiatan promosi para saingannya dalam memposisikan produk mereka di benak calon konsumen, maka kemudian perusahaan membesarkan anggaran untuk menyelenggarakan event-eventnya. Perusahaan mulai membutuhkan tenaga ahli khusus yang dapat menyelenggarakan event dengan lebih kreatif dan spektakuler. Sejak saat itu, mereka mulai mencari para konsultan di luar perusahaan yang mempunyai keahlian dan pendidikan khusus di bidang penyedia jasa pelaksana acara untuk menangani berbagai event yang diselenggarakan oleh perusahaan.

2.2 Kegiatan Public Relations

Menurut H. Fayol dikutip dari Ruslan (2005:23-24), mengemukakan beberapa kegiatan Public Relations, antara lain :

1. Membangun citra dan identitas perusahaan (Building corporate image and identity). Kegiatan membangun citra dan identitas terbagi atas:

• Menciptakan citra dan identitas perusahaan yang positif.
• Mendukung kegiatan komunikasi timbal balik atau komunikasi dua arah dengan berbagai pihak. 

2. Menghadapi Krisis (Facing Crisis)
Kegiatan dalam menghadapi krisis yakni menangani keluhan (complaint) dan menghadapi krisis yang terjadi dalam membentuk manajemen krisis dan Public Relations Recovery of Image, yang bertugas memperbaiki lost of image dan damage.

3. Promosi Masalah Kemasyarakatan (Promotion of Public Causes)
Kegiatan mempromosikan masalah kemasyarakatan ini terbagi atas :

• Mengkampanyekan masalah yang menyangkut kepentingan publik.
• Mendukung kegiatan kampanye sosial.

2.3 Pengertian Event Organizer

Menurut pakar manajemen Rhenald Kasali, bahwa Event Organizer adalah bisnis yang menerapkan konsep manajemen secara berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia entertainment sedalam-dalamnya. Yang dibangun dari sebuah tim yang mencatat every single detail dari proses memilih acara, mengemas acara, memenuhi pembayaran, mengurus perizinan, meyakinkan keamanan pelaksanaan, merekam gejolak keinginan pasar, serta menyiapkan teknologi dan pemasarannya, sampai pada event report (laporan pertanggung jawaban) atau evaluasi.

Banyak perusahaan EO yang ada, menurut jenis acara yang diadakan EO dapat dibagi menjadi :

1. One Stop Service Agency:
   EO besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
2. MICE :
   Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). EO yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan. 
3. Brand Activation :
   EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merek di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya. 
4. Musik dan Hiburan :
   EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik. 
5. Penyelenggara Pernikahan :
   EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
   Penyelenggara Ulang Tahun:
   EO yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak. 
6. Penyelenggara Pribadi:
   EO khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.

Baca juga : Contoh Laporan Analisis Event - Launching Musik

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Penyelenggara Event

Event ini diselenggarakan oleh himpunan mahasiswa teknik mesin dan disponsori oleh beberapa perusahaan dan instansi.

3.2 Tujuan pelaksanaan event

Berikut adalah tujuan dari diselengarakanya event “Baksos dan Pagelaran Musik Anniversary Teknik Mesin UNISMA” ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk merayakan hari jadi teknik mesin di kampus UNISMA
2. Untuk menghibur seluruh peserta 
3. Untuk membuka pemikiran masyarakat untuk saling berbagi

3.3 Tema event

Tema event yang kami kunjungi bertemakan bakti sosial dan juga pagelaran musik yang untuk memperingati hari jadinya teknik mesin.

3.4 Peserta Event

Peserta event dari diselengarakanya event “Baksos dan Pagelaran Musik Anniversary Teknik Mesin UNISMA” ini adalah sebagai berikut :

1. Himpunan mahasiswa teknik mesin
2. Mahasiswa UNISMA 
3. Masyarakat luar kampus yang dimayoritasi kalangan muda 
4. Club Tari PGSD 
5. Club Angklung Panji Laras 
6. Sanggar Kembang Duren 
7. Anak yatim dari Yayasan At-Taufiq

3.5 Rundown Acara

Terlampir

3.6 Sponsorship

Berikut adalah daftar sponsor yang turut mendukung dalam acara ini, yakni :

1. Yamaha
2. PMI 
3. BIG 
4. I DARE 
5. Why Not

3.7 Media Partner

Berikut adalah daftar media yang bekerjasama dengan acara ini, yakni :

1. Go Bekasi
2. Radar Bekasi 
3. Dakta

3.8 Media Publikasi

Pada acara ini media publikasi yang digunakan terbagi menjadi 2 media yaitu media Online dan juga Offline dengan rincian sebagai berikut :

3.8.1 Media Online

1. Instagram
2. WhatsApp

3.8.2 Media Offline

1. Poster
2. Spanduk 
3. X Banner 
4. Mading

3.9 Dokumentasi kegiatan kunjungan

Terlampir

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Suatu event tentu dapat berjalan dengan lancar jika ada yang mengorganisirnya. Yang seperti kami ketahui, dalam event Baksos dan Pagelaran Musik Anniversary Teknik Mesin UNISMA ini, berjalan dengan sangat lancar tanpa ada kecacatan karena memang ini adalah acara tahunan yang mengorganisirnya yakni himpunan mahasiswa teknik itu sendiri, sehingga mereka tahu betul apa yang perlu mereka lakukan tanpa melakukan kesalahan karena mereka selalu belajar dari evaluasi sebelumnya.

Dari mengundang bintang tamu, mengundang anak yatim hingga mengundang publik dari luar kampus mereka dapat melakukanya. Tidak hanya itu, mereka juga dapat menghadiahkan motor untuk peserta yang motor tersebut disponsori oleh perusahaan motor terkemuka yakni Yamaha.

Kesolidaritasan tentu harus turut mewarnai dalam mengorganisir suatu event sehingga event dapat berjalan dengan lancar, itulah yang dilakukan oleh himpunan mahasiswa teknik mesin sehingga acara ini dapat dilakukan hingga akhir acara dengan lancar.

4.2 Saran

Menurut kami, event ini tidak memerlukan saran karena mereka dapat melakukannya tanpa ada kesalahan. Kami hanya dapat mengingatkan untuk tidak pernah lupa dalam membuat evaluasi. Kami anggap, event yang kami kunjungi berjalan sangat lancar. Kami berharap Event ini akan selalu ada di setiap tahunnya dan mengajak mahasiswa – mahasiswi lebih berkreasi lagi dan peduli kepada sesama.